Business - & Digital Manager (50-60%)

Zur Verstärkung unseres Teams in Zürich suchen wir eine zuverlässige, strukturierte und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit, die zentrale Aufgaben im Office Management sowie im Wertschriften-Backoffice übernimmt. In dieser vielseitigen Funktion verbindest du Office Management, Wertschriften-Backoffice und Prozessoptimierung und trägst dazu bei, unsere administrativen Abläufe effizient, professionell und zukunftsorientiert weiterzuentwickeln.

Deine Aufgaben:

• Du übernimmst die Verantwortung für das tägliche Office Management und sorgst dafür, dass unsere administrativen Prozesse effizient und professionell funktionieren.
• Organisation und Koordination des Büroalltags sowie allgemeiner administrativer und organisatorischer Abläufe.
• Zuvorkommende Betreuung von Kundinnen, Kunden und Gästen vor Ort sowie Unterstützung bei Veranstaltungen, Kundenanlässen und internen Projekten.
• Verwaltung von Lieferanten, Dienstleistern, Bestellungen und Materialwirtschaft sowie Pflege und Erweiterung von Dokumentationen, Vorlagen und Arbeitsanweisungen.

Wertschriften-Backoffice:

• Du unterstützt unsere Partner in der operativen Abwicklung verschiedener Backoffice-Prozesse.
• Bewirtschaftung des Portfoliomanagementsystems inklusive Transaktionsbuchungen sowie Sicherstellung einer effizienten Abwicklung von Wertschriftenaufträgen, Transaktionen, Kontosaldokontrolle und Zahlungen.
• Mitarbeit bei Kunden-Onboardings und Offboardings, Bearbeitung von Vermögensverwaltungs- und Depotbankvereinbarungen sowie Pflege und Kontrolle von Kundendaten und administrativen Unterlagen.
• Koordination und Zusammenarbeit mit Depotbanken, Compliance, Risk Management, IT, Dienstleistern und weiteren externen Partnern sowie Bereitstellung von Informationen, Auswertungen und Daten für relevante Anspruchsgruppen.

Prozesse & Digitalisierung:

• Dokumentation bestehender Prozesse und Arbeitsabläufe.
• Identifikation von Optimierungspotenzialen sowie Weiterentwicklung von Arbeitsabläufen durch Automatisierung, Digitalisierung und den gezielten Einsatz künstlicher Intelligenz.
• Mitarbeit bei Automatisierungs- und Digitalisierungsprojekten.
• Unterstützung bei der Einführung neuer digitaler Werkzeuge sowie Schulung und Begleitung von Mitarbeitenden im Umgang mit neuen Technologien und digitalen Lösungen.

Dein Profil:

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation sowie Erfahrung im Finanzdienstleistungsumfeld, idealerweise im Mid-/Backoffice, Office Management und in administrativen Kundenprozessen.
• Strukturierte, selbständige und zuverlässige Arbeitsweise mit ausgeprägtem Organisationstalent, hoher Dienstleistungsorientierung sowie Belastbarkeit, Verantwortungsbewusstsein, Genauigkeit und Flexibilität.
• Hohe Technologieaffinität sowie gute Anwenderkenntnisse in Microsoft 365 und digitalen Kollaborationsplattformen.
• Freude daran, Abläufe zu verbessern und Verantwortung zu übernehmen.
• Stilsichere Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Was wir bieten:

• Direkte Zusammenarbeit mit erfahrenen Partnern in einem kleinen, schlagkräftigen Team mit hoher Eigenverantwortung und vielfältigen Aufgaben.
• Spannende Kombination aus Office Management, Wertschriften-Backoffice und Prozessoptimierung mit aktiver Mitgestaltung der Weiterentwicklung unserer Organisation.
• Moderner Arbeitsplatz im Herzen von Zürich mit langfristiger Perspektive in einem wachsenden Unternehmen.