Executive Assistant & Private PA to the Chairman & CEO

Über das Unternehmen

Ein privat geführtes Investmentholding mit Sitz in Zürich. Durch seine Tochtergesellschaften entwickelt es strategische Ressourcen am Ursprung, neben proprietären Investitionen in aufstrebende Technologien. Das Zürcher Team ist klein und senior, mit kurzen Entscheidungswegen — diese Rolle hat direkte Sichtbarkeit und Einfluss.

Wir suchen einen organisierten, verantwortungsbewussten und proaktiven Assistenten, der klassische Unterstützung für unseren Vorsitzenden & CEO mit Unternehmens- und Bürosupport für das Zürcher Team kombiniert — und, besonders, mit privater und familiärer Unterstützung für den Hauptverantwortlichen. Dies ist eine wahre rechte Hand-Rolle, die sowohl die berufliche als auch die private Sphäre umfasst und sich an jemanden richtet, der Vielfalt schätzt, echte Verantwortung übernimmt und Diskretion als Selbstverständlichkeit betrachtet.

Hauptverantwortlichkeiten

• Executive Assistance zum CEO
• Internationale Reisen (Flüge, Hotels, Visa) buchen und verwalten, sowohl europäisch als auch global
• Proaktive Verwaltung des Kalenders des CEO über Zeitzonen hinweg, Konflikte antizipieren und Fokuszeiten schützen
• Vorbereitung von Besprechungsbriefings, Agenden und Nachverfolgungen; Verfolgen von Aktionspunkten bis zur Vollständigkeit
• Verfolgen und Verarbeiten von Ausgaben gemäß der Ausgabenrichtlinie der Gruppe
• Erster Ansprechpartner für den Kalender und die Korrespondenz des CEO, dabei gesundes Urteilsvermögen bei Priorisierung und Zugang ausüben
• Unterstützung bei Corporate & Governance
• Logistik für Vorstandssitzungen unterstützen (Terminplanung, Vorstandspakete, Beschlüsse)
• Dokumentenaufbewahrung und Archivierung über Gruppenunternehmen aufrechterhalten
• Fristen für gesetzliche Anforderungen und Einreichungen verfolgen
• Mit externen Anbietern (Treuhänder, Versicherungsbroker, externe Berater, Banken) in administrativen Angelegenheiten kommunizieren
• Private & Familiäre Unterstützung
• Persönliche Termine für den Hauptverantwortlichen und die Familie planen und verfolgen (medizinisch, zahnärztlich und ähnliches), einschließlich Erinnerungen und Nachverfolgungen
• Schulverwaltung und Kommunikation der Kinder koordinieren, außerschulische Aktivitäten und damit verbundene Logistik — größtenteils auf Deutsch
• Private und Familienreisen sowie Urlaube planen und buchen
• Haushaltsverwaltung: Versicherungen, Fahrzeugangelegenheiten (Zulassung, Wartung, Termine), papierliche Angelegenheiten im Zusammenhang mit Immobilien und Koordination von Auftragnehmern und Dienstleistern
• Persönliche Besorgungen, Einkäufe, Geschenke sowie Restaurant- und Veranstaltungsreservierungen verwalten
• Als zuverlässiger Koordinationspunkt zwischen Büro, Haushalt und Familie fungieren
• Büromanagement & grenzüberschreitende Koordination
• Tägliche Abläufe des Büros in Zürich unterstützen (Büromaterial, Einrichtungen, Besucher, Post)
• Administrative Koordination über die internationalen Einheiten der Gruppe unterstützen

Profil des Kandidaten

• Erfahrung als Persönlicher/Exekutiv-Assistent, Private PA oder in einer vergleichbaren Rolle zur Unterstützung der Führungsebene, eines Hauptverantwortlichen oder einer Familie
• Fließendes Englisch und Deutsch (schriftlich und mündlich) — Deutsch ist für Schulen, medizinische Anbieter und die Schweizer Verwaltung unerlässlich
• Erfahrung in der Organisation komplexer internationaler Reisen
• Hohe Diskretion; in der Lage, vertrauliche rechtliche, HR-, finanzielle, familiäre und haushaltsbezogene Informationen verantwortungsbewusst zu behandeln
• Komfortabel im engen Kontakt mit einer Familie sowie einem Führungsteam und in der Lage, natürlich zwischen beiden zu wechseln
• Proaktiv, praktisch, lösungsorientiert; wohlfühlen in einem kleinen, schlanken Team ohne schwere Bürokratie
• Starke MS Office-Kenntnisse; bereit, neue Tools zu erlernen
• Gültige Schweizer Arbeitsbewilligung oder EU/EFTA-Staatsbürgerschaft

Vorteilhaft

• Frühere Erfahrung in einem Family Office, privaten Haushalt oder unternehmerisch geführten Umfeld
• Vertrautheit mit dem Schweizer Schulsystem und lokalen Verwaltungsprozessen
• Zusätzliche Sprachen (z.B. Französisch)

Arbeitsbedingungen

Dies ist eine Vor-Ort-Rolle mit Sitz im Zentrum von Zürich während der normalen Bürozeiten. Angesichts der privaten Unterstützungsdimension wird gelegentliche Flexibilität außerhalb der regulären Arbeitszeiten für zeitkritische persönliche oder Reiseangelegenheiten erwartet; dies wird angemessen verwaltet und mit Flexibilität im Gegenzug belohnt.

Was wir bieten

• Direkte, tägliche Exposition gegenüber dem Vorsitzenden/CEO, dem COO und den Vorstandsbetrieb in einer unternehmerischen, internationalen Holdinggruppe
• Eine wirklich abwechslungsreiche Rolle, die klassische PA/EA-Arbeit, Einblicke in Unternehmensoperationen und private/familiäre Unterstützung kombiniert
• Eine Position des echten Vertrauens mit bedeutender Autonomie und kurzen Entscheidungswegen
• Ein kleines, erfahrenes, nicht bürokratisches Team
• Zentrale Bürolage in Zürich
• Wettbewerbsfähige Vergütung, die dem Umfang und der Seniorität der Rolle entspricht

Wie man sich bewirbt

Bitte reichen Sie Ihren Lebenslauf und eine kurze Begleitnotiz über diese Plattform ein. Der Arbeitgeber wird zu diesem Zeitpunkt aus Gründen der strategischen Vertraulichkeit nicht genannt. Vollständige Unternehmensdetails werden den ausgewählten Kandidaten vor dem Interviewprozess offengelegt.

Wir sind ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet und alle Bewerbungen streng vertraulich behandelt.