Assistenz der Geschäftsleitung & Administrative Sachbearbeitung (m/w/d) (100%)

Über unseren Mandanten

Unser Mandant, die Daimler Buses Schweiz, ist ein Tochterunternehmen der Daimler Truck AG mit Hauptsitz in Winterthur. Als Geschäftsbereich Daimler Buses gehören sie zzu den weltweit führenden Busherstellern.

Mit den Marken Mercedes-Benz, Setra, OMNIplus und BusStore bietet Daimler Buses Schweiz nicht nur den Verkauf von Bussen, sondern den kompletten Rundum-Service entlang der Wertschöpfungskette in der Schweiz. Mit nachhaltigen Mobilitätslösungen und einem breit gefächerten Service als Full-Line-Anbieter erfüllt das Unternehmen nahezu alle Bedürfnisse seiner Kunden im Bussegment.

In dieser zentralen Drehscheibenfunktion unterstützt du CEO, CFO sowie die Bereiche Sales, After-Sales, HR und Legal & Compliance. Die Stelle verbindet die Unterstützung der Geschäftsleitung mit einer vielseitigen administrativen und kaufmännischen Sachbearbeitung. Du stellst sicher, dass organisatorische Abläufe, interne Services und administrative Themen zuverlässig, vorausschauend und verbindlich bearbeitet werden. Dabei arbeitest du eng mit der Geschäftsführung, den Fachbereichen und externen Partnern zusammen.

Deine Aufgaben

• Selbständige Organisation und administrative Unterstützung von CEO, CFO sowie den Bereichen Sales und After-Sales

• Selbständige Bearbeitung und Koordination vielseitiger administrativer und kaufmännischer Sachbearbeitungsaufgaben

• Verantwortung für interne Services und administrative Prozesse, insbesondere rund um Dienstwagen, Kantine, Facility Management sowie Abrechnungs- und Rechnungsthemen in enger Abstimmung mit dem Accounting

• Planung, Vor- und Nachbereitung sowie Archivierung von Geschäftsleitungssitzungen; die Protokollführung wird künftig durch KI-gestützte Lösungen unterstützt

• Koordination von Terminen, Sitzungen, Seminaren und Workshops inklusive Raumbuchung und Raumvorbereitung

• Organisation von Geschäftsreisen, Hotel- und Flugbuchungen sowie Erstellung von Reisekostenabrechnungen

• Aufbereitung von Präsentationen, Daten und Entscheidungsgrundlagen sowie Sicherstellung einer strukturierten Dokumentenablage in SharePoint

• Funktion als Kommunikationsdrehscheibe zwischen Geschäftsführung, Fachbereichen, Zentralfunktionen und externen Ansprechpartnern

• Unterstützung bei Vertragsmanagement, Pflege relevanter Unternehmensdaten und bereichsübergreifenden Projekten

• Verantwortung für Empfang, Gästebetreuung, Raumbuchungen, Postbearbeitung und weitere Office-Management-Aufgaben

• Stellvertretende Unterstützung der Marketingkollegin bei Bedarf, insbesondere bei Kundenanlässen, Pressekonferenzen und weiteren Veranstaltungen

• Mitarbeit bei Datenschutz-, ISO-, IKS- und Audit-Themen

Dein Profil

• Kaufmännische Grundausbildung mit Weiterbildung als Direktionsassistent oder eine vergleichbare Qualifikation

• Mehrjährige Berufserfahrung in einer anspruchsvollen Assistenz- und/oder Sachbearbeitungsfunktion

• Sehr gute Kenntnisse in Terminorganisation, Office Management, Travel Management sowie in der administrativen und kaufmännischen Sachbearbeitung

• Hohe Zuverlässigkeit, ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein und eine sorgfältige, verbindliche Arbeitsweise

• Du packst Aufgaben selbständig an, klärst Unstimmigkeiten frühzeitig und setzt Prioritäten sicher

• Diskretion, Kommunikationsstärke sowie ein professionelles und respektvolles Auftreten auf allen Hierarchiestufen

• Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift; gute Kenntnisse in Englisch, Französisch und Italienisch sind von Vorteil

• Gute Kenntnisse in Datenschutz sowie idealerweise Erfahrung mit ISO und IKS

• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen; Erfahrung mit SharePoint ist von Vorteil

Was unser Mandant bietet

• 40-Stunden-Woche und 5 Wochen Ferien

• Möglichkeit für Home-Office (bis zu 2 Tage/Woche)

• Personalrestaurant und Gratisparkplätze

• Moderne Infrastruktur

• Gestaltungsspielraum in einem internationalen, zukunftsorientierten Umfeld

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