Assistant de projet photovoltaïque

1. Raison d'être du poste

Chez GTS, le chef de projet est le garant technique, financier et contractuel de ses chantiers. Dans les faits, une part importante de son temps est absorbée par des tâches administratives, de coordination et de suivi documentaire : dossiers de subvention, annonces au gestionnaire de réseau, commandes de matériel, relances, planification, classement, facturation. Le poste d'assistant(e) de projet est créé pour reprendre ces tâches de manière structurée et fiable, afin que le chef de projet puisse se concentrer sur ce que lui seul peut faire : la conception technique, la négociation, la relation client et la maîtrise des coûts et des délais.

2. Positionnement dans l'organisation

• Supérieur hiérarchique : Le chef de projet auquel l'assistant(e) est rattaché(e). Il fixe les priorités, valide les décisions et évalue la performance.
• Interlocuteurs internes : Bureau technique / chiffreurs, Achats et logistique, Chefs d'équipe et monteurs, Administration, comptabilité et RH, Direction.
• Interlocuteurs externes : Clients, Gestionnaires de réseau de distribution, Fournisseurs, transporteurs, loueurs, Sous-traitants, Architectes, bureaux d'ingénieurs.

3. Mission générale

L'assistant(e) de projet assure le bon déroulement administratif, documentaire et organisationnel des projets photovoltaïques confiés à son chef de projet, de la signature du contrat jusqu'à la clôture du dossier, en couvrant l'ensemble du portefeuille GTS : résidentiel, grandes toitures, industriel et agricole, ainsi que les dossiers de soumission et marchés publics.

Cette mission se décline en six axes :

• Pilotage du dossier : Chaque projet dispose à tout moment d'un dossier à jour, complet et consultable par un tiers sans explication orale.
• Démarches réglementaires : Toutes les annonces, autorisations et demandes de subvention sont déposées dans les délais et suivies jusqu'à obtention.
• Approvisionnement : Le matériel et les moyens sont commandés, confirmés et disponibles avant l'ouverture du chantier.
• Coordination et communication : Clients, sous-traitants et équipes internes disposent de l'information utile au bon moment ; aucune demande ne reste sans réponse.
• Suivi financier et clôture : Les acomptes et facturations sont émis au bon moment, les écarts de coûts sont signalés tôt, les dossiers sont clôturés proprement.
• Processus et qualité des données : Les processus internes sont appliqués tels que définis et les données des outils internes sont complètes, exactes et à jour.

4. Responsabilités détaillées par phase de projet

Les tâches ci-dessous constituent le référentiel de la fonction. Toutes ne s'appliquent pas à chaque projet : le chef de projet précise le périmètre au lancement de chaque affaire.

• Lancement de projet : Ouvrir le dossier de projet dans l'ERP, contrôler la complétude du dossier, établir le rétroplanning administratif, envoyer la confirmation de commande.
• Démarches réglementaires et subventions : Préparer et déposer la demande de raccordement, constituer et déposer les demandes de subvention, traiter les demandes de subventions cantonales.
• Achats, matériel et moyens de chantier : Établir la liste de matériel, demander les offres sous-traitants, passer les commandes validées.
• Coordination et suivi d'exécution : Préparer le dossier de chantier, coordonner les dates avec le client, rédiger et diffuser les comptes rendus.
• Mise en service, réception et documentation : Planifier la mise en service, rassembler les documents de fin de travaux, organiser la réception de l'ouvrage.
• Suivi financier et clôture : Émettre les acomptes et les factures, contrôler les factures fournisseurs, clôturer le dossier.

5. Activités transversales et rythme de travail

Au-delà des tâches liées aux projets, le poste assure quelques routines fixes qui font la fiabilité du binôme avec le chef de projet.

• Quotidien : Traitement de la boîte de réception, saisie des informations dans l'ERP, signalement immédiat au chef de projet.
• Hebdomadaire : Point de pilotage avec le chef de projet, revue des relances, contrôle de la complétude documentaire.
• Mensuel : Tableau de bord du portefeuille, revue des dossiers clôturés, proposition d'améliorations de processus.

6. Limites de fonction et cadre de décision

L'assistant(e) agit avec initiative dans son périmètre, et ne décide pas au-delà. Décide et agit de manière autonome dans l'organisation de son propre travail.

7. Compétences et profil exigés

Le poste est ouvert à un profil administratif renforcé. La compétence photovoltaïque n'est pas exigée à l'entrée. La rigueur, l'organisation et la fiabilité sont non négociables.

• Formation et expérience : CFC d'employé(e) de commerce ou équivalent, 2 ans minimum d'expérience dans une fonction administrative.
• Compétences comportementales attendues : Rigueur, sens de l'organisation, fiabilité, discipline de processus, initiative mesurée, communication, esprit d'équipe, curiosité technique.

8. Conditions cadres

Temps de travail selon règlement du personnel GTS, déplacements ponctuels en Suisse romande, respect des consignes de sécurité, confidentialité absolue sur les données clients.