Secrétaire de cadre hospitalo-universitaire au Service de pneumologie - 100%

Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Le Département de médecine (DMED) assure une prise en charge globale et spécialisée des patientes et patients, en milieu hospitalier comme ambulatoire. Porté par une approche humaine, holistique et fondée sur les meilleures pratiques médicales, il offre des soins de référence dans de nombreuses spécialités (cardiologie, gastro-entérologie, pneumologie, angiologie et néphrologie), avec une disponibilité 24h/24 et 7j/7. Engagé dans l’excellence clinique, l’enseignement et la recherche, le DMED favorise l’innovation, le développement continu des compétences et une organisation des soins centrée sur les patientes et patients, tout en veillant à la qualité de vie au travail et à l’efficience des prestations.

Au sein de ce département, le Service de pneumologie prend en charge les adultes atteints de toutes les maladies respiratoires aiguës ou chroniques, en assurant leur diagnostic, leur traitement et leur suivi, en ambulatoire ou en hospitalisation. Ce poste est nouvellement créé et s’inscrit dans le cadre du déploiement ALTER qui vise à assurer la conformité de l’organisation du travail avec la Loi sur le travail (LTr).

En qualité de secrétaire, vous assistez un ou plusieurs cadres de santé, notamment médecins chefs ou cheffes de clinique ou médecins adjoints et adjointes pour la gestion et l'organisation administrative de leurs activités, dans les domaines cliniques, académiques et de recherches, en assurant l'interface entre les différentes filières professionnelles. Vous êtes également la personne de contact pour les échanges avec l'Université.

Vous organisez les rendez-vous, les séances et les séminaires en gérant l’agenda électronique de ces cadres de santé. Vous anticipez et préparez les dossiers, rédigez les comptes rendus de séance et coordonnez le suivi des décisions prises. Tout en répondant aux diverses sollicitations parallèles, vous menez à bien et de manière autonome les activités administratives en lien avec votre fonction telles que :

• la gestion des horaires (VRH) des médecins,
• la gestion administrative des fonds privés ou facultaires,
• l’organisation des congrès et colloques du corps médical,
• le support administratif aux projets des cadres du service,
• le suivi du budget alloué au service et à la recherche.

Selon l’activité, vous préparez les dossiers patients et après les consultations, vous assurez de manière autonome le suivi des consultations. Au besoin, vous programmez les examens médicaux complémentaires. Grâce à votre aisance relationnelle, vous accueillez, renseignez et orientez la patientèle se présentant à l’unité et vous gérez les appels téléphoniques entrants.

Votre rôle implique une gestion rigoureuse des priorités, une organisation permettant l’anticipation et une capacité à répondre efficacement aux sollicitations variées. Vous faites preuve de proactivité pour effectuer les tâches logistiques découlant de la vie d’un secrétariat comme les commandes, les demandes d'engagement, de remboursement ou de formation. Dans un parfait esprit d’équipe et de collaboration, vous travaillez en coordination avec le secrétariat du service ainsi que de la médecin-cheffe de service et vous les remplacez selon nécessité pour assurer une continuité de service.

Qualifications

Vous êtes titulaire d'un CFC complété par une formation administrative supérieure type Brevet fédéral d’assistanat de direction. Vous disposez d'une expérience réussie de 3 ans dans un rôle auprès d’instances dirigeantes, de direction ou cadre dans un poste similaire. Une expérience en milieu médical ou de la santé publique est un atout. Vous avez une parfaite maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit et une capacité avérée de rédaction. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible. La maîtrise d'une langue étrangère est un réel atout. Vous avez de très bonnes connaissances des outils informatiques (niveau ECDL standard/advanced sur Word, Excel, Powerpoint Outlook et/ou Web). La connaissance des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, OPALE, GRECO, Winscribe et Requête Labo) représente un atout.

Nous recherchons une personne organisée, proactive, rigoureuse, autonome et sachant gérer le stress, capable d’évoluer dans un environnement exigeant et spécialisé. Votre sens du service, votre discrétion et votre capacité à gérer des dossiers complexes avec précision font de vous une personne clé.

Informations supplémentaires

Entrée en fonction : à convenir
Nombre de poste: 1
Taux d’activité : 100%
Classe de fonction : 12 (11 si non détenteur ou détentrice des certificats ECDL).
Contrat : CDI
Délai de candidature : Demande de renseignement : Mme M. Matteo-Collaud, cheffe de secrétariat, Écrire un email ou Mme A. Mergy Jawo, Cheffe de secrétariat, Écrire un email. Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste.

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes. Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi. Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées.