Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere Meetings, koordiniere Termine und unterstütze das Führungsteam in administrativen Aufgaben.
- Unternehmen: HEKS, eine NGO, die sich für soziale Gerechtigkeit und Menschenwürde einsetzt.
- Vorteile: Flexible Arbeitsbedingungen, kollegiales Umfeld und sinnvolle Tätigkeiten.
- Weitere Informationen: Dynamisches Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv Prozesse und trage zur Verbesserung der Lebensbedingungen weltweit bei.
- Qualifikationen: Erfahrung als Assistenz auf C-Level, starke organisatorische Fähigkeiten und gute Sprachkenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 58500 - 71500 CHF pro Jahr.
HEKS beschäftigt über 1500 festangestellte Mitarbeitende. An 24 Standorten in der Schweiz und weltweit in 35 Ländern führt HEKS 290 Programme und Projekte mit einem Volumen von rund 144 Millionen Schweizer Franken durch. Im Jahr 2024 erreichte HEKS etwa 16 Millionen Menschen mit seiner Arbeit. HEKS verfolgt die Vision einer gerechten Welt, in der die Würde aller Menschen respektiert wird, Frieden herrscht und natürliche Ressourcen erhalten bleiben. Das Ziel ist eine Transformation auf sozialer, wirtschaftlicher und politischer Ebene. HEKS trägt zur Verbesserung der Lebensbedingungen von Menschen in der Schweiz und weltweit bei, setzt sich für deren Rechte ein und sensibilisiert sowie mobilisiert zu diesem Zweck.
Lebenserfahrung Vielfalt - Inklusion ist uns wichtig: Wir begrüssen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer Herkunft, Religion, Alter oder sexueller Orientierung.
Wir suchen für unser Hauptquartier für unser Führungsteam sofort oder nach Vereinbarung einen/eine:
Diese sind Ihre Hauptaufgaben:
- Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung (meistens inklusive Protokollführung) von Sitzungen des Stiftungsrats, seiner Kommissionen, der Revisionskommission, der Stiftung für Mitarbeiterwohl sowie eines trilateralen internen Treffens
- Koordination von Terminen, Besprechungen, Auftritten und Geschäftsreisen des Direktors inklusive Dokumentation
- Vorbereitung der Kommunikation an Mitarbeitende aus den betreuten Gremien
- Sekretariat der Präsidentschaft
- Administrative und koordinative Unterstützung der Dienstleistungsabteilung im Vorstand
- Sicherstellung einer professionellen Korrespondenz der Direktion über verschiedene Kommunikationskanäle
- Verantwortung für strukturiertes Dokumentenmanagement, Pflege des organisationsweiten Handbuchs und Archivierung der Unterlagen des Stiftungsrats
- Unterstützung des Managements des Führungsteams bei administrativen Aufgaben, einschließlich Vertretung während Abwesenheit
Idealerweise bringen Sie Folgendes mit:
- Kaufmännische Grundausbildung mit Weiterbildung als Executive Assistant mit eidgenössischem Diplom oder vergleichbarer Qualifikation
- Mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzrolle auf C-Level
- Starke organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte, vorausschauende und selbständige Arbeitsweise
- Grosses Talent für organisatorische und Koordinationsaufgaben sowie ausgeprägte Priorisierungsfähigkeiten und Initiative
- Zielgruppengerechte, klare und wertschätzende Kommunikation in Wort und Schrift mit internen und externen Stakeholdern auf allen Hierarchieebenen
- Sichere Deutschkenntnisse sowie sehr gute Französisch- und Englischkenntnisse
- Sehr gute MS Office-Kenntnisse und Flair für die Arbeit mit digitalen (KI) Werkzeugen
Was Sie von uns erwarten können:
Sie werden eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Rolle in einer dynamischen Organisation haben, die sich für soziale Gerechtigkeit und die Wahrung der Menschenwürde in der Schweiz und weltweit einsetzt. Sie arbeiten eng mit dem Direktor und strategischen Gremien zusammen, gestalten aktiv Prozesse, tragen zur effizienten Vorbereitung und Umsetzung von Entscheidungen bei und fungieren als Drehscheibe für den Informationsfluss zwischen den Gremien.
Wir bieten moderne und flexible Arbeitsbedingungen. Freuen Sie sich auf ein kollegiales Arbeitsumfeld, kurze Entscheidungswege und eine sinnvolle und wirkungsvolle Rolle - direkt im Herzen einer engagierten NGO.
Für weitere Informationen steht Ihnen Cornelia Reinhard gerne telefonisch zur Verfügung.
Weitere Informationen über HEKS finden Sie auf unserer Webseite.
Assistant(e) de direction, 80-90% Arbeitgeber: Jobup
Als Arbeitgeber in der Region St. Gallen bieten wir eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung, die auf Teamarbeit und individuelle Entwicklung setzt. Unsere Mitarbeiter profitieren von flexiblen Arbeitszeiten, attraktiven Weiterbildungsmöglichkeiten und einer offenen Unternehmenskultur, die Innovation und Engagement fördert. Bei uns haben Sie die Chance, Ihre Fähigkeiten in einem abwechslungsreichen Umfeld einzubringen und zu wachsen.
