Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze den CIO und manage das Büro mit Organisationstalent und Proaktivität.
- Unternehmen: Unabhängige Schweizer Finanzgesellschaft in der Region Lausanne.
- Vorteile: 5 Wochen Urlaub, permanenter Vertrag und ein kollegiales Arbeitsumfeld.
- Weitere Informationen: Hervorragende Karrierechancen in einem professionellen Umfeld.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv die Effizienz des Büros und arbeite in einem dynamischen Team.
- Qualifikationen: Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Executive Assistant und sehr gute Englisch- und Französischkenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 90000 - 110000 CHF pro Jahr.
Poste combinant un rôle d'Executive Assistant au CIO et d'Office Manager, assurant un support exécutif (agenda, comités, déplacements) ainsi que la gestion des opérations quotidiennes du bureau. Le poste requiert organisation, proactivité et capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement exigeant.
Société suisse indépendante active dans le secteur financier, établie dans la région lausannoise.
Missions
- Gestion proactive et complète de l'agenda du CIO, avec priorisation stratégique des enjeux.
- Organisation et coordination des instances de gouvernance (Investment Committee, Boards) : préparation des agendas, gestion des invitations et production des supports.
- Préparation, mise en forme et relecture de présentations et documents à destination de parties prenantes de haut niveau.
- Gestion des communications : tri des emails, rédaction de courriers et suivi des actions.
- Organisation des déplacements du CIO de bout en bout (réservations, visas, itinéraires, notes de frais).
- Coordination avec les interlocuteurs internes (Heads of Departments) et externes.
- Suivi des échéances, des projets et des livrables stratégiques.
- Organisation d'événements clés (Investment Days).
Office Management & Support Administratif
- Supervision des opérations quotidiennes du bureau (accueil, gestion des prestataires, maintenance).
- Coordination des services généraux (nettoyage, facility management, fournisseurs).
- Gestion des accès, badges et places de parking.
- Support administratif global (gestion des calendriers, communications internes, traitement du courrier).
- Gestion des fournitures et suivi des stocks.
- Participation aux processus d'onboarding (installation, matériel, accès systèmes).
Profil du candidat
En tant qu'Executive Assistant & Office Manager, vous avez le profil suivant :
- Expérience : Minimum 5 ans sur un poste similaire (Executive Assistant / Personal Assistant).
- Expérience en services financiers, banque ou environnement régulé.
- Exposition au support d'un senior executive (idéalement CIO ou équivalent).
- Expérience en gouvernance ou support de boards/comités.
- Compétences : Excellente maîtrise de Microsoft 365 (PowerPoint, Word, Outlook, Teams).
- Très bon niveau d'anglais et français requis.
- Capacités avancées en production de présentations professionnelles.
- Organisation exceptionnelle et gestion des priorités.
- Excellentes compétences relationnelles et communicationnelles.
- Forte discrétion et sens de la confidentialité.
- Proactivité et capacité d'anticipation.
- Capacité à travailler sous pression avec fiabilité.
- Esprit d'équipe avec autonomie.
Conditions et Avantages
Notre client vous offre :
- Un poste permanent dans une entreprise bien établie.
- 5 semaines de vacances pour un bon équilibre travail-vie privée.
- Une ambiance professionnelle et collaborative.
- La possibilité de contribuer activement au bon fonctionnement et à l'efficacité des opérations quotidiennes.
Executive Assistant CIO & Office Manager 80% Arbeitgeber: Michael Page Switzerland
Als Arbeitgeber bietet unsere internationale Organisation eine dynamische und multikulturelle Arbeitsumgebung, in der Sie an bedeutenden Projekten mitwirken können. Mit flexiblen hybriden Arbeitsmodellen in Genf und der Möglichkeit zur Zusammenarbeit mit erfahrenen Juristen, fördern wir nicht nur Ihre berufliche Entwicklung, sondern auch ein starkes Engagement für öffentliche Interessen. Hier haben Sie die Chance, Ihre Fähigkeiten in einem unterstützenden Team weiterzuentwickeln und an komplexen grenzüberschreitenden Vertragsangelegenheiten zu arbeiten.
