Assistenz Geschäftsführung

Diese Stelle wartet auf Dich, wenn Du gerne die Fäden zusammenhältst. Start mit 30%, verteilt auf 5 Vormittage — täglich 09:30 bis 12:00 Uhr, feste Zeiten. Bei Personalmanagement Erfahrung in Zukunft bis zu 50% möglich.

Arbeitsort: unsere Praxis am Bahnhof Oerlikon. Per sofort oder nach Vereinbarung. Wir sind eine Ergotherapiepraxis für Kinder und Jugendliche in Zürich. Rund zehn Therapeutinnen begleiten Kinder und ihre Familien — damit sie im Alltag, in der Schule und in ihrer Freizeit weiterkommen.

Diese Stelle ist keine klassische Sekretariatsstelle. Wir suchen eine Person mit Kopf und Herz: jemanden, der komplexe Zusammenhänge auf einen Blick erfasst, in stressigen Momenten den Überblick behält und auch unbequeme Gespräche klar und wertschätzend führt — und der Geschäftsführung so den Rücken freihält und in den täglichen Aufgaben unterstützt. Bei Dir laufen die Fäden zusammen: zwischen Kindern, Familien, Therapeutinnen und der Geschäftsleitung.

Diese Aufgaben findest Du bei uns:

• Verordnungsmanagement: Du führst die laufenden ärztlichen Verordnungen mit hoher Genauigkeit, behältst Laufzeiten und Verlängerungen im Blick und holst rechtzeitig nach, was fehlt.
• Stundenplanung: Du planst Ersttermine, bearbeitest kurzfristige Absagen und Verschiebungen und stimmst die Belegung mit den Therapeutinnen ab.
• Termine koordinieren: Du planst ebenfalls die Termine und Gespräche für die Geschäftsleitung und bereitest diese administrativ vor- und nach.
• Erste Ansprechperson am Telefon und per Mail — für Eltern, Kinderärztinnen, Schulen und Krankenversicherer.
• Warteliste und Aufnahme organisieren, priorisieren und aktuell halten — inklusive der Gespräche mit Familien, wenn (noch) kein Platz ist.
• Daten sauber halten: Du pflegst Klienten- und Falldaten mit Sorgfalt und pflegst die Daten mit hoher Genauigkeit.
• Praxisadministration — Post, Bestellungen, Ablage, Einkäufe und weitere allgemeine Sekretariatsarbeiten.

Bei ausgewiesener Erfahrung im Personalmanagement bieten wir zusätzlich 20% als HR-Assistenz der Geschäftsführung. Du unterstützt uns zusätzlich bei administrativen HR-Themen (z. B. Onboarding-Koordination, Personalunterlagen, Mitarbeitergespräche) und bereitest Auswertungen und Übersichten vor. Du denkst mit, bringst Ideen ein und übersetzt komplexe Sachverhalte in pragmatische, tragfähige Lösungen. Du prägst und gestaltest die Praxiskultur und trägst aktiv zu einem hohen Teamgeist bei.

Das bringst Du mit:

• Erfahrung als persönliche Assistenz oder in einer vergleichbaren Funktion nahe an der Geschäftsführung.
• Erfahrung im HR-Bereich und Personalmanagement, idealerweise mit administrativem Schwerpunkt.
• Sehr gute Excel-Kenntnisse.
• Akribische Genauigkeit — Details entgehen Dir nicht.
• Vernetztes und eigenständiges Denken: Du erfasst komplexe Zusammenhänge, positionierst smarte Lösungen wirksam und fügst Ideen zu einem klaren Ganzen zusammen.
• Schnelle Auffassungsgabe und sehr gute Kommunikationsfähigkeiten — mündlich wie schriftlich.
• Die Fähigkeit, auch schwierige Gespräche zu führen und Dich klar zu positionieren — freundlich, aber bestimmt.
• Eine positive, wertschätzende Art im Umgang mit Kindern, Eltern und im Team.
• Echte Freude am Umgang mit Kindern.
• Flexibilität für unvorhersehbare Aufgaben — kein Tag gleicht dem anderen.

Das bieten wir für Dich:

• Werde Teil einer innovativen Ergotherapie Praxis, bei der das Wohlbefinden und die Selbstwirksamkeit des Kindes, der Jugendlichen, der Familie und der Mitarbeitenden im Zentrum steht.
• Spannendes, vielseitiges Aufgabengebiet in einem dynamischen Umfeld.
• Motiviertes Team mit kollegialem Arbeitsklima.
• Interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten.
• Erholungszeit: Bis zu 27 Ferientage.
• Flexibilität und Selbstständigkeit im Arbeiten.
• Möglichkeit zur Innovation und Weiterentwicklung.
• Flache Hierarchien und Mitspracherecht.
• Ein familiäres Team und aussergewöhnliche Events.
• Moderne Praxis mit zentraler Lage.

Interessiert? Wir freuen uns auf Deine Bewerbung.