HR & Office Operations Manager – Maternity Cover (9-12 months)

RIVR, Teil von Amazon, ist ein Robotikunternehmen, das Physical AI durch die Lieferung an die Haustür vorantreibt. Gegründet im Jahr 2024 als Spin-off der ETH Zürich, hat RIVR Roboter mit Rädern und Beinen entwickelt, die in komplexen, unstrukturierten Umgebungen wie Treppen, Toren, Türen und unebenem urbanem Terrain operieren können. Wir glauben, dass die Erreichung allgemeiner physischer Intelligenz die Lösung realer Kundenprobleme in der realen Welt erfordert, wo Roboter aus umfangreichen Betriebsdaten in großem Maßstab lernen können. Nach unserer Übernahme durch Amazon im März 2026 setzen wir diese Mission mit größerer Reichweite und Geschwindigkeit fort. Durch die Kombination von maßgeschneiderter Roboterhardware, Onboard-Autonomie und cloudbasierter Koordination baut RIVR, Teil von Amazon, die nächste Generation sicherer, zuverlässiger autonomer Roboter für die letzte Meile auf.

Als wir innerhalb des Amazon-Ökosystems wachsen, suchen wir einen HR & Office Operations Manager, der dem Amazon RIVR-Team für einen befristeten Vertrag von 9-12 Monaten während der Mutterschaftsvertretung beitritt. Sie übernehmen die Verantwortung für unsere täglichen HR-Operationen und das Arbeitsplatzmanagement und gewährleisten die Kontinuität während der Mutterschaftszeit. Basierend in Zürich sind Sie verantwortlich für die Bereitstellung genauer, konformer und zuverlässiger HR-Operationen für unsere Schweizer Belegschaft, während Sie unsere fortlaufende Integration in die globalen Systeme und Prozesse von Amazon unterstützen.

Sie arbeiten eng mit der Führung von RIVR, den Standortleitern und den Partnerteams von Amazon in den Bereichen HR, Payroll, Benefits, Immigration, Recht, Finanzen, Immobilien und Einrichtungen zusammen. Sie spielen auch eine zentrale Rolle bei unserem bevorstehenden Büroumzug.

Was Sie tun werden

• HR Unterstützung & Integration (70%):
• HR Operations Ownership: Verantwortung für lokale HR-Operationen, Sicherstellung, dass Mitarbeiterprozesse, Dokumentation und Aufzeichnungen genau, konform und pünktlich geliefert werden.
• Payroll, Benefits & Zeitverfolgung: Verantwortung für den monatlichen Schweizer Lohnzyklus in Zusammenarbeit mit internen und externen Anbietern. Überprüfung der Lohnabrechnung, Koordination von Mitarbeiteränderungen und Verwaltung von Leistungen, Überwachung der obligatorischen Zeitverfolgung und Behebung von Abweichungen vor der endgültigen Genehmigung.
• Schweizer Beschäftigungsrecht: Sicherstellung, dass die HR-Operationen den Schweizer Arbeitsgesetzen, den Anforderungen an die soziale Sicherheit und den internen Amazon-Richtlinien entsprechen. Identifizierung von Risiken, Empfehlung von Lösungen und Eskalation wesentlicher Probleme an die entsprechenden Personen, rechtlichen oder Führungskräfte.
• Mitarbeiterlebenszyklus-Management: Verwaltung der operativen Mitarbeiterreise vom Onboarding bis zum Offboarding, einschließlich Beschäftigungsdokumentation, Vertragsänderungen, Arbeitserlaubnissen, Beschäftigungszertifikaten, Urlaubsverwaltung und lokaler regulatorischer Korrespondenz.
• HR-Systeme & Datenverwaltung: Unterstützung des Übergangs von BambooHR zur PeopleSoft-Umgebung von Amazon. Verantwortung für die lokale Datenqualität, Aufzeichnungsübertragung, Abstimmung und laufende Systemgenauigkeit, wobei Sie der wichtigste lokale Ansprechpartner für die HR-Tools von Amazon werden.
• Richtlinien, Prozesse & Kontrollen: Pflege und Verbesserung von HR-Richtlinien, Verfahren und operativen Kontrollen, um sicherzustellen, dass sie skalierbar, klar dokumentiert und mit den Anforderungen von Amazon abgestimmt sind.
• HR-Dokumentation & SharePoint: Aufbau und Pflege eines sicheren, strukturierten und auditbereiten HR-Wissenszentrums in Microsoft SharePoint, das effektives Dokumentenmanagement und Selbstbedienung für Mitarbeiter ermöglicht.
• Mitarbeiter- & Managerunterstützung: Als vertrauenswürdiger Ansprechpartner für Mitarbeiter und Manager in Bezug auf HR-Richtlinien, -prozesse, Löhne, Leistungen und Beschäftigungsverwaltung fungieren, dabei gesundes Urteilsvermögen anwenden und sensible Angelegenheiten diskret behandeln.
• Stakeholder-Management: Partnerschaft mit Amazon-Teams und externen Anbietern, um Probleme zu lösen und klare Verantwortlichkeiten, Kommunikation und Nachverfolgung sicherzustellen.
• Internationale Koordination: Koordination mit Amazon und lokalen Partnern zu grenzüberschreitenden oder internationalen HR-Angelegenheiten, wenn erforderlich, um sicherzustellen, dass Verantwortlichkeiten und lokale Compliance-Anforderungen klar verwaltet werden.
• Arbeitsplatz- & Facility-Operationen (30%):
• Tägliche Arbeitsplatzoperationen: Sicherstellung, dass das Büro in Zürich sicher, organisiert, gut ausgestattet und förderlich für produktives Arbeiten bleibt. Überwachung von Vorräten, Zugang, Wartungsanfragen und anderen betrieblichen Bedürfnissen.
• Geschäftskontinuität: Antizipation von Arbeitsplatzrisiken und betrieblichen Anforderungen, schnelle Lösung von Problemen und Minimierung von Störungen während Veränderungsphasen.
• Reise & Verwaltung: Koordination von Reisen und damit verbundenen administrativen Anforderungen, wenn nötig, um sicherzustellen, dass die Arrangements effizient und konform mit den Unternehmensrichtlinien sind.
• Büroumzug: Leitung der operativen Koordination unseres bevorstehenden Büroumzugs, Pflege des Umzugsplans, Management von Abhängigkeiten und Gewährleistung eines reibungslosen Übergangs für die Mitarbeiter.
• Immobilien- & Facility-Partnerschaft: Als primäre lokale Schnittstelle zwischen der RIVR-Führung, den globalen Immobilien- und Facility-Teams von Amazon, dem Gebäudemanagement und externen Anbietern fungieren.
• Anbieter-Management: Verwaltung der Beziehungen zu lokalen Arbeitsplatzanbietern, einschließlich Einrichtungen, Wartung, Catering, Reinigung und Umzugsanbietern. Überwachung der Servicequalität, Kosten und vertraglichen Verpflichtungen.

Was Sie mitbringen müssen

• Nachgewiesene Erfahrung in der eigenständigen Verantwortung für ein breites Spektrum an HR-Operationen, idealerweise in einem wachsenden Unternehmens- oder Technologieumfeld.
• Starkes praktisches Wissen über Schweizer Arbeitsrecht, Löhne, soziale Sicherheit, Leistungsverwaltung und Beschäftigungsdokumentation.
• Erfahrung in der Verwaltung oder Überprüfung von Schweizer Lohnzyklen und der Behebung von Abweichungen bei Löhnen, Leistungen und Zeitverfolgung.
• Erfahrung in der Verwaltung komplexer Prozesse im Mitarbeiterlebenszyklus, einschließlich Arbeitserlaubnissen, Vertragsänderungen, Urlaubsverwaltung und Beschäftigungszertifikaten.
• Erfahrung in der Arbeit mit einem HRIS und der Aufrechterhaltung hoher Standards für die Genauigkeit und Vertraulichkeit von Mitarbeiterdaten.
• Das Urteilsvermögen, operationale oder Compliance-Risiken zu identifizieren, zu bestimmen, was unabhängig gelöst werden kann, und gegebenenfalls angemessen zu eskalieren.
• Starke Fähigkeiten im Stakeholder-Management und das Vertrauen, direkt mit Führungskräften, Unternehmenspartnerteams und externen Anbietern zu arbeiten.
• Exzellente organisatorische und projektmanagementfähigkeiten, mit der Fähigkeit, konkurrierende HR-, System- und Arbeitsplatzprioritäten zu verwalten.
• Fortgeschrittene Kenntnisse in Microsoft 365, insbesondere Excel, SharePoint und Outlook.
• Vollständige berufliche Sprachkenntnisse in Englisch, Deutsch von Vorteil.

Bonuspunkte

• Eine anerkannte Schweizer HR-Qualifikation, wie das HRSE-Zertifikat, ein eidgenössisches Diplom für höhere Fachbildung in HR oder eine gleichwertige berufliche Qualifikation.
• Erfahrung in der Unterstützung einer Post-Akquisition-Integration oder beim Übergang eines Unternehmens in größere Unternehmenssysteme und -prozesse.
• Erfahrung in der Migration von Mitarbeiterdaten zwischen HR-Plattformen, insbesondere BambooHR, PeopleSoft oder Workday.
• Erfahrung in einem schnell wachsenden Technologieunternehmen, internationalen Start-up oder komplexen globalen Organisation.

RIVR, Teil von Amazon, verpflichtet sich, ein diverses und inklusives Team aufzubauen, das jede Perspektive wertschätzt. Wenn Sie leidenschaftlich daran interessiert sind, Innovationen in der Robotik voranzutreiben und bedeutende Auswirkungen zu erzielen, glauben wir, dass die beste Arbeit im Rahmen von Zusammenarbeit geleistet wird und daher eine persönliche Präsenz an unseren Bürostandorten erforderlich ist.