Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das OBO-Team mit Budget- und Verwaltungsaufgaben.
- Unternehmen: U.S. Botschaft in Bern, ein dynamisches Arbeitsumfeld.
- Vorteile: Feste Anstellung, internationale Erfahrung und berufliche Entwicklung.
- Weitere Informationen: Tolle Karrieremöglichkeiten in einem internationalen Umfeld.
- Warum dieser Job: Gestalte bedeutende Projekte und arbeite eng mit Führungskräften zusammen.
- Qualifikationen: Erfahrung in Verwaltung und Teamführung erforderlich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 58500 - 71500 CHF pro Jahr.
Die U.S. Botschaft in Bern sucht geeignete und qualifizierte Bewerber für die Position des Supervisory Administrative Assistant in der Abteilung Overseas Buildings Operations (OBO) mit einem befristeten Arbeitsvertrag von zwei Jahren. Der Stelleninhaber bietet Budget-, Verwaltungs- und Personalsupport für den OBO Projektleiter während des gesamten Projektlebenszyklus.
Zu den Hauptaufgaben gehören:
- Vorbereitung des Budgets für die Standortoperationen und Beratung des Managements in Bezug auf Beschaffung, Kosten und Qualitätsmanagement;
- Überprüfung von Zahlungsbelegen auf Richtigkeit;
- Koordination der Akkreditierung von Auftragnehmern, Identitätsnachweisen und Rekrutierung von lokalem Personal;
- Überwachung und Bewertung des administrativen Personals;
- Überwachung der Zeiterfassung und Anwesenheitsberichte;
- Management der Bürooperationen, einschließlich IT-Zugangskontrollen, Ablagesysteme, Wartung von Geräten und Beschaffung von Büromaterial.
Zusätzlich fungiert der Stelleninhaber als persönliche Assistenz des Projektleiters, verwaltet Reisevorbereitungen, Korrespondenz, Protokolle von Besprechungen mit Vertretern des Gastlandes und die Entsorgung von Projektvermögen am Ende des Projekts.
Weitere Informationen zu Aufgaben, Verantwortlichkeiten, erforderlichen Qualifikationen und verwandten Angelegenheiten sind über die Elektronische Rekrutierungsanwendung (ERA) auf der Website der Botschaft erhältlich.
Bewerbungsprozess: Interessierte Kandidaten sind eingeladen, sich über das System der Elektronischen Rekrutierungsanwendung (ERA) auf der Website der Botschaft zu bewerben. Nur über ERA eingereichte Bewerbungen werden berücksichtigt.
Supervisory Administrative Assistant Arbeitgeber: U.S. Embassy
Die U.S. Botschaft in Bern bietet eine herausragende Arbeitsumgebung für die Position des Supervisory Administrative Assistant. Mit einem Fokus auf Teamarbeit und persönlicher Entwicklung profitieren Mitarbeitende von einer unterstützenden Kultur, die Weiterbildungsmöglichkeiten und ein internationales Arbeitsumfeld fördert. Zudem ermöglicht die Lage in der malerischen Stadt Bern eine ausgewogene Work-Life-Balance und Zugang zu vielfältigen Freizeitaktivitäten.
